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让档案事业兴旺起来

——陕西省咸阳市渭城区档案工作取得跨越式发展

编辑:周晓娟 贺 瑾

来源:中国档案报

2019-04-02 星期二

????3月12日,陕西省咸阳市渭城区档案馆新馆正式落成,近五年的努力终于有了结果。渭城区档案局局长任莅在刚上任时就立下了目标——要让档案事业兴旺起来。

????在档案馆新馆建设工程完工之前,咸阳市渭城区档案馆甚至没有一个像样的档案库房。1987年,从零起步的渭城区档案馆挂上了牌子,但是因为地方狭小,消防、库房温湿度等硬件指标达不到国家标准,各类档案长期存放于不达标的库房,大量应接收进馆的档案不能接收,档案保管存在着极大的安全隐患,档案的利用与服务受到了极大限制。

起步虽晚 步伐不慢

????2014年11月,任莅被任命为渭城区档案局局长。走马上任第一周,她就接到了省档案局引导处处长的电话:“渭城区档案馆新馆建设如果再不立项,‘十二五’中西部地区县级综合档案馆建设计划就要结束了,‘十三五’就不一定能再被列入这个计划了。”任莅迅速摸清情况,立下目标,并很快拿出方案,呈报给上级部门审批。任莅带领同事,开始频繁地奔波于各级部门。功夫不负有心人,了解到这一项目的重要性,区委区政府高度重视建馆立项。渭城区档案馆新馆建设被列入咸阳市的土地规划、项目建设计划中,作为渭城区重点民生项目的综合档案馆建设项目获得批准,国家、省、市、区四级财政划拨的3500万元建设资金很快到位了。带着“时间表、路线图”,任莅强化压力传导,强力推动建设进度,最终,建筑面积6100平方米的渭城区综合档案馆工程顺利建成并开馆。

????走进渭城区档案馆新馆,映入眼帘的是一座高4米的浮雕。这座浮雕寓意深远,按照时间顺序,依照档案管理工作的性质和范围,用图像及符号化的艺术语言,概括了档案在人类文明传承、交流与融合发展的过程中所起的作用。在浮雕的右下角有一处特殊的设计,是一幅包括环境监测系统、智能密集架和智慧档案馆在内的构想图。

????“现在,大家已投入了500多万元用于完善智慧档案馆,不久,居民凭身份证就可以查阅所有的公开档案。”任莅说。新馆运用云计算、物联网、互联网、自动控制等技术,从档案的“收、管、存、用”等方面,实现了档案一体化、智能化管理;每个库区都设有门禁系统、全覆盖影像监控、档案保管环境的实时监测和控制设备等;馆内全部采用智能密集架,每件实体档案都有电子标签,所有的实体档案信息都被采集到管理系统中,解决了档案的批量读取和精确查找问题。在接待群众查档时,工作人员只需输入关键字段,系统就可以完成实体档案的精确定位并自动打开档案所在的密集架,大大提高了档案管理人员的工作效率;依托管理系统平台,通过扫描实体档案电子标签,可以实现档案盘点、数据采集、查找和统计流通资料等功能,大大减少了档案管理人员的工作量。

????为进一步发展数字档案馆,国内一些省、市级档案馆已经开始尝试建设智慧档案馆,但区(县)级档案馆能够建成智慧档案馆的几乎没有。这项工作,渭城区档案馆走在了省内一些地市级档案馆的前列。

有为才能有位

????任莅回忆说,“在反复说明建馆重要性的过程中,我发现最难的是让人们理解档案的价值和档案工作的意义。”为此,渭城区档案局决定一边建新馆、一边搞建设。

????渭城区档案局利用国际档案日等重要时间节点,进社区、进农村、进机关、进企业,精心组织宣传活动,让群众了解档案工作;充分利用网站、报刊等平台,开展有奖征文、常识竞赛等系列活动,大力宣传档案的重要性;组织全区档案工作人员外出学习取经,开阔视野,提升业务水平。不断加大的工作力度,不断推陈出新的工作方式,使得渭城区档案工作成效显著,在2年内接收各类档案资料21000余卷,馆藏总量达4万卷,同时极大地丰富了馆藏种类,馆藏档案目录已达7万条,目录查阅实现了电子化。在档案资源利用方面,区档案局也做了不少努力,除了常规的档案编研外,还积极开展档案抢救工作,组织编撰《古韵今风话变迁——渭城区拆移村庄录》,完整记录渭城区正在拆迁的村庄的情况;同时,积极开展方言语音建档工作,成为咸阳市首批通过陕西省方言语音建档工作验收的区(县)级档案局。

????经过档案局全体人员的共同努力,2018年,渭城区档案工作年检合格率达到90%以上,其中优秀等次达到40%;业务考核连续3年获全市第一。

“大家不只是保管档案的人”

????2018年下半年,咸阳市的机构改革开始了。看了征求意见稿,任莅立即找到了区编办和分管领导说,“大家档案局不只是保管档案,你们对档案工作的理解太片面了,档案人可不能用‘保管档案的人员’这几个字概括。”

????2019年初,渭城区正式下发了《关于区档案局职能机构和人员转隶的通知》,宣布“原区档案局承担的行政职能划归区委办,对外加挂区档案局牌子,现有人员整建制划转区委办。保留区档案馆,仍为区委直属事业单位”。看到文件,任莅放心了。渭城区的机构改革顺应了档案事业发展的需要,档案局和档案馆的职能合理划分,但与一些单位机构改革的结果不同,渭城区档案局是整建制划转,档案局的牌子保留了下来。

????“领导,只是个引导。”任莅感慨地说,“大量的工作都是依靠基层的团队完成的。只要大家齐心协力,大家就能保质保量完成工作任务。”

????2017年,渭城区档案局定下了“三年三步走”的工作目标。第一步是完善档案信息化平台建设阶段。2018年,通过软、硬件升级,实现渭城区政务网络、各立档单位与档案管理网络的联结,持续推进馆藏档案的数字化加工,并完成20万条全文数据扫描任务。第二步是全面数字化阶段。2019年,要对馆藏各类档案进行数字化加工,完成120万条全文数据扫描任务;加大档案服务平台和档案网站的建设力度,依托政务内网和互联网进行资源整合,实现社会档案信息资源的共享。第三步是数字档案室推进阶段。到2020年,要建成10个基层示范数字档案室;区档案馆完成60万条全文数据扫描任务,馆藏档案数字化比例达到50%。目前,渭城区档案馆馆藏实体档案中利用率较高的婚姻档案文件级信息已全部录入完毕,全面数字化加工工作已于今年1月正式开始,档案数字化工作完成了60%。渭城区内4个街道办事处已有三家配备了档案管理App用于实体档案的管理。显而易见,“三步走”的计划将会提前完成。

????随着渭城区档案馆新馆的建成和投入使用,渭城区档案工作水平不断提升,兰台人的干劲儿更足了。档案馆新馆将成为社会各界利用档案的中心,成为落实各项惠民政策的档案查阅中心,将为本地学问事业的长远发展提供可靠保障。

????原载于《中国档案报》2019年4月1日 总第3354期 第三版

 
 
责任编辑:段立琳
 
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