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北京市第一次地理国情普查档案管理工作浅析

编辑:蒋 蓉

来源:中国档案报

2019-03-26 星期二

????开展全国地理国情普查是一项重大的国情国力调查工作,是全面获取地理国情信息的重要手段。其采集的信息是推进生态环境保护、建设资源节约型和环境友好型社会的重要支撑数据,是制定和实施国家发展战略与规划、优化国土空间开发格局和各类资源配置的重要依据,是做好防灾减灾工作和应急保障服务的重要信息保障。

????北京作为我国的政治中心、学问中心、对外交流中心和科技创新中心,城镇化程度高,人口密集,自然、人文地理要素多元,城市生态、资源分配、交通用地等情况复杂。北京市开展的第一次地理国情普查,突出地方特色,全面掌握市情,是提升首都科学规划决策水平、促进城市精细化管理、服务人民群众生活的重要举措。北京市为做好这项重要工作,专门成立第一次地理国情普查领导小组,下设普查办公室,由北京市规划和国土管理委员会承担领导小组的日常工作。到目前为止,北京市已按时圆满完成国情和市情普查及部分检测应用工作。这次普查工作补充并丰富了具有城市特色的普查内容和指标体系,建成了北京市地理国情普查数据库和信息服务系统,通过开展地理国情统计分析,形成了丰富的地理国情普查成果,首次系统、全面、客观、准确地获取了北京市自然和人文地理要素的空间分布状况,摸清了地理国情家底,为服务城市总体规划修编、京津冀协同发展、非首都功能疏解、城市副中心建设、违法建筑分析评估、背街小巷环境整治、冬奥会场馆选址和北京新机场建设等国家战略、重点工程发挥了重要作用。

????普查工作形成的档案资料尤为重要,是城市建设发展中不可或缺的基础性资料。根据《北京市城市建设档案管理办法》规定,北京市城建档案馆作为北京市域范围城建档案的归口管理单位,应当将第一次地理国情普查档案列为接收范围。管理好这些珍贵的普查成果档案是北京市城建档案馆义不容辞的责任和义务,也是充实和提升馆藏资源的绝好途径。

北京市普查成果档案特点和内容

????目前,普查工作各阶段所形成的不同载体文件材料已汇总,普查成果、数据具有全面、真实、精细、系统的特点,归档整理工作正在进行中。此次普查归档工作时间跨度大,涉及临时部门和不同层级部门多,形成的文件材料内容复杂、文种多样、载体多样,利用率高,保密性强。由于这项普查工作在我国为首次进行,归档工作无先例可循,因此文件收集归档难度较大,必须事先进行调查研究,制定规则,将材料一次收集到位,否则日后不好补救。

????第一次地理国情普查工作形成的档案内容主要包括两大类:管理类和成果类。普查工作管理类主要包括2013年至2017年间的各种文件。形成单位中国家层面的包括国务院、国家测绘地理信息局、国务院办公厅、国务院第一次全国地理国情普查领导小组、财政部等;北京市层面包括市政府、市政府办公厅以及市规划委、财政局、民政局、环保局、交管局、旅游委、交通委、气象局、地震局、统计局、经信委、税务局、发改委、北京市第一次地理国情普查领导小组等多个委办局和专业单位。涉及文种包括通知、报告、请示批复、公函、意见、方案、会议纪要、讲话稿、经验先容、合同、决定书、管理办法、汇编、简报、通报、预算编制说明、协议书、招投标文件、专题方案、设计书、公报等。

????普查工作成果类分为5大类,其中包括报告类成果,包括本市地理国情工作总报告、成果总报告、统计分析系列报告、公报与专报、数据汇编;数据类成果,包括国家要求的6大类国情普查数据成果,本市增加的5大类市情普查数据成果,6项专题监测成果,基本、综合和专题统计分析成果;信息系统类成果,包括系统安装盘、技术手册、操作手册、安装说明等;图件类成果,本市地理国情普查图集、图册、挂图;最后一类是普查工作结束后跟踪形成的各类数据和文件材料。

北京市普查成果资料归档原则

????北京市城建档案馆根据馆藏档案的实际情况,于建馆初期就出台了《北京市城建档案馆分类大纲》,随着城建档案事业的不断发展和业务的不断拓展,该分类大纲也经历了不断补充修订完善的过程,目前大纲共分为16个大类、若干属类。由于地理国情普查工作在我国系首次开展,档案内容多样,因此我馆明确将该类档案归为分类大纲中的综合类(A),确定属类为7(其他),便于今后的查找和利用。

????普查工作管理类文件要求整理到文件级。立卷排列应按照档案的形成规律和有机联系,在便于今后保管和提供利用的基础上,不同单位和不同文种按不同方式进行组卷,采取的主要方式有:各级机构发文可按年度—组织机构—时间—流水号排列组卷;各级会议纪要、各种规定可按问题—组织机构—时间—流水号排列组卷;内部情况通报、合同、招投标文件等可按问题—时间—流水号排列组卷。

????普查成果类文件如数据成果直接以光盘或移动硬盘形式备份归档;各类普查报告文本以本为单位组卷;图集图鉴册以册为单位组卷;App系统直接安装在城建档案管理系统中。

????普查工作归档文件一律要求为原件。保管期限和密级由移交单位按照相关规定予以划定。

北京市普查成果档案组卷步骤

????内容鉴定。以普查工作管理类文件为主,主要是剔除重份文件、空白页和无关内容。

????内容整理并著录。普查管理类文件可根据形成单位和文种按照前款立卷原则进行排列,正反面编写页号;各类普查报告文本以本为单位组卷,不再另行编写页号和装订;特体文件如图纸、挂图、统计数据汇编等需要拆卷,并折叠成A4纸大小标准;图集图鉴册以册为单位组卷,方法同普查报告文本。

????计算机著录。基于该类档案的重要性和利用率,采用三级著录更为合适,即按照项目级、案卷级和文件级进行著录。项目级著录即对普查工作所形成的全部档案的内容和形式进行摘录;案卷级著录即对普查工作所形成的每一卷档案的内容和形式进行摘录;文件级著录即对普查工作形成的每一份文件的内容和形式进行摘录。著录时要明确保管期限和密级并进行标识。完成三级著录后,由系统打印封面、卷内目录、备考表。

????装订装盒。将案卷按照封面、卷内目录、档案材料、备考表、封底顺序排列,并用棉线在文件左侧进行“三孔一线”的装订。各类普查报告文本以本为单位,图集图鉴册以册为单位组卷,不另行装订,只需附上打印好的封面、卷内目录和备考表,整编后装订成册的档案装入档案盒内(A3或A4规格)。

北京市普查成果档案移交和利用

????普查成果档案的移交。北京市城建档案馆与市勘设测管办(市规划委直属、普查工作的具体承接部门)多次沟通普查成果的归档工作,并就档案的移交达成一致意见。

????档案整理过程中,市城建档案馆工作人员按照进馆要求,对归档工作进行具体引导。城建档案馆对拟接收的普查档案进行档案内容的审核,审核外在和内在的档案质量。编制移交档案目录和移交书,划分保管期限和密级并进行标识,对档案的提供利用提出书面意见后进行实体移交。

????普查成果档案的提供利用。由于普查工作耗费人力物力财力巨大,涉及国计民生,形成的档案数据尤为重要,因此在提供利用时要把握分寸,既不能阻挡真正需要使用的单位,又不能放任档案的滥用,北京市城建档案馆与市勘设测管办就普查档案的利用达成了如下一致意见:

????普查工作管理类和报告类档案在移交后10年内,普查工作领导小组成员单位可持市规划国土委先容信,到市城建档案馆查阅;

????其他单位或部门需要查阅的,需发函至规划国土委进行申请;

????需要使用普查数据类档案,按照国家测绘局、国家保密局印发的《测绘管理工作国家秘密范围的规定》的流程进行申请;

????10年期满,另行规定。

????目前,北京市的普查档案整理工作正在紧锣密鼓地进行中。我国首次开展的地理国情普查工作无疑对我国全方位发展意义重大,普查工作的成果也都蕴含在档案之中,普查成果档案是国家的宝贵财富,也是档案馆不可多得的珍贵馆藏。

????原载于《中国档案报》2019年3月25日 总第3351期 第三版

 
 
责任编辑:罗京
 
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