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砥砺前行四十年 方寸无悔展辉煌

——民盟中央档案工作40年略记

编辑:曹凤菊

来源:中国档案报

2018-11-16 星期五

????十年“文革”时期,中国民主同盟中央委员会(以下简称“民盟中央”)档案由中共中央统战部代管。打倒“四人帮”后,民盟中央机关接管了原有的档案。整个社会百废待兴,民盟中央档案管理也经历了从无到有、从散乱到系统的建设过程。

????改革开放后,国家管理和社会发展步入快车道,档案工作的重要性也逐步为人所识。这时,民盟中央机关档案室开始配有专职档案员。作为改革开放后的第一任民盟中央专职档案管理员,臧宇同志在领导的大力支撑和帮助下,对档案工作的建设倾注了自己全部的热情。从青葱岁月的满怀激情到成熟中年的殚精竭虑,她与民盟中央机关的同志一道历经40载奋斗和努力,用汗水和心血使民盟中央档案管理焕发出勃勃生机。

立足基础,提高档案管理意识

????最初,民盟中央档案室的工作不受重视。档案工作中比较突出的问题主要表现为,很多同志觉得文件资料留在自己手里便于工作时参考,不愿意将其归档。正是由于缺乏档案共享意识,形成了一个个信息孤岛,导致不同部门之间信息交流不畅。另一方面,某些同志在退休时才把自己留存的所有文件、草稿等一并送往档案室。这些文件资料,既不具有系统性,又大多不具备完整性,给资料整理和保存造成了极大困扰。

????改革开放后,我国档案界开始大量接触到国际档案工作的先进管理理念和管理办法,并鼓励国内档案工作人员学习。通过学习,档案室工作人员深刻认识到提高机关人员档案意识是改变民盟中央档案管理工作困境的突破口。为此,民盟中央档案室在多个方面做了持久的努力。

????每逢新的分管领导上任,档案室都主动向领导提供过往档案信息,汇报档案管理模式,阐述档案管理的必要性和重要性。这样做不仅使领导对档案管理情况有了基本的了解,也有助于促进领导对档案管理工作的关心和重视。

????民盟中央档案室定期组织机关各层级干部参加档案常识讲座,普及档案管理常识,宣传档案法规。邀请资深档案专家对文书档案、照片档案从保存、管理、使用等多角度讲解,通过鲜活的实际案例使大家认识到档案工作无处不在,并与每个人的具体工作息息相关。这种做法的效果是直接而显著的,民盟中央机关归档文件数量和质量逐年提高。

????每年国际档案日之际,民盟中央都会组织机关干部职工参加各种档案教育活动。通过“走出去”的形式,使机关人员开阔了档案工作的视野,提高了档案意识。久而久之,开始有更多人主动将文件资料归档,档案室追着“催、讨、要”应归档文件的情况也越来越少了。

????针对档案管理工作实践中遇到的主要问题,民盟中央档案室经过多年努力,在民盟中央领导的大力支撑下,逐步建立了民盟机关档案分级管理网络,将之前的文书科立卷归档改为机关各工作部门立卷归档,在机关各部门设立了兼职档案管理员,实行档案管理责任层层落实,文件材料收集、归档得到规范,夯实了档案管理工作的基础。

崇尚科学,加强档案管理制度化、标准化建设

????改革开放以来,国家法治化进程逐步加快,档案事业也向着制度化、标准化的目标迈进,民盟中央档案工作亦然。

????改革开放之前,民盟中央档案室没有任何成文的管理规定和制度,以致归档不及时、不充分、不准确、不规范,工作责任难以厘清。为了实现档案工作制度化,民盟中央档案室分别于1994年、1999年、2003年、2008年、2013年、2018年重新制定并改进了《民盟中央机关档案管理办法》,明确了立卷归档范围、要求及责任人,并根据国家有关规定,结合机关实际情况,开展各项档案制度化建设工作。

????民盟中央档案室先后制定了《民盟中央机关档案管理办法》《民盟中央机关文书保管期限表》《民盟中央机关数码照片档案管理办法(暂行)》等一系列档案管理制度。同时,不断规范工作程序,实行全方位的系统化管理,重新制定了归档登记制度、档案查(借)阅制度规范、库房监控制度等,规范收集、整理、归档、统计、借阅、利用等各个工作流程,并绘制了图文兼顾的流程图,进一步完善了档案工作的内控管理。此外,民盟中央档案室进行了系统程序配套的文表设置,通过档案管理表格化,既明确了各级管理责任,又提高了工作效率。

????经过近40年的努力,民盟中央机关档案管理制度化建设成效显著。目前,档案管理工作已实现有章可循、按章办事,达到了按期归档、成卷完备、程序规范、责任明晰、数据统计无差错、文档整理无遗漏、安全入库有保证的管理目标。

力求精细,对档案保管和利用系统整改

????改革开放以来,我国科学技术水平迅猛提升,带动社会各行各业的发展,也推动档案管理方式和手段发生深刻变化。

????民盟中央档案从建立之初一直是按案卷分类,就是俗称的立“大卷”。这种分类办法将同一类型同一事件的相关档案全部收录在同一个案卷内,有利于查阅者第一时间了解历史全貌及整个事件的来龙去脉,其缺点在于同一事件不同文件的密级、价值、保管期限可能不尽相同,在保存和查阅过程中存在不能分级管理的弊端。自2011年开始,民盟中央档案室响应国家档案局新的归档要求,开始以案件立卷,即俗称的立“小卷”。这一做法有利于档案的分级分开管理,但不便于查阅者了解整个事件的历史原貌。

????为此,民盟中央档案室大力推进档案数字化管理。自1997年起,民盟中央档案室就已经利用档案管理App,逐步实现档案案卷目录和卷内目录查询、检索电脑化管理。2011年以来,更是将所有室藏档案全部数字化,而且保持着每年新增档案当年接收、当年扫描挂库、当年网上预览的记录,并于2016年开发了全文检索系统。数字管理系统不仅大幅度提高了档案利用的工作效率、减轻了档案工作人员的劳动强度,而且增强了档案管理的逻辑性、链接性。

开发资源,提供优质档案服务

????档案是历史记录和学问载体,是民族学问的共同记忆。充分开发和利用档案资源不但能为广大人民生活和机关工作提供便利,而且是实现中华民族伟大复兴的有力助力。

????改革开放后,国家各项事业蓬勃发展,档案利用功能日益凸显。民盟中央在档案开发利用方面,着重突出“服务”二字,取得了一系列突出成绩。

????民盟中央档案室根据工作重点编辑了民盟有关长江、黄河流域经济开发卷,民盟有关中国西部经济开发卷,民盟有关教育问题卷等,其中,长江流域经济开发卷与浦东新区发展息息相关,教育问题卷提出九年义务教育等,为查考利用提供便利。

????民盟中央档案再现了民盟成立70多年来的发展经历,记录着民盟从新中国成立前与中国共产党肝胆相照、荣辱与共,到新中国成立后积极参政议政、建言献策为国家发展、民族复兴作贡献的光辉历程,是难得的历史财富,被民盟内外视作珍宝,利用民盟机关档案资料出版的书籍和盟史、党史不计其数。为更好地提供民盟历史研究的线索,民盟中央档案室编辑了民盟中央档案全宗先容和中国民主同盟组织沿革简况等资料。

????同时,民盟中央档案室竭尽所能,不断丰富和充实室藏内容。40年来,民盟中央通过动员民盟基层组织和广大盟员,向社会广泛收集或征集民盟早期史料、民盟先贤文物等,尽力保障民盟各类档案的延续性、连贯性和完整性,为民盟各项事业发展提供尽可能全面、确凿的史料支撑。

????实践证明,在民盟各省换届、民盟代表大会等重大会议,各类民盟历史事件或先贤纪念活动等重大活动,以及重要文稿的撰写方面,档案是不可或缺的支撑力量。为使档案资源更好地为现实服务,民盟中央档案工作人员苦练内功,像阅读百科全书一样阅读室藏档案,确保将内容烂熟于心,经过长年积累,基本可以做到根据服务对象的粗略描述,不需查找电子信息就能将档案“手到擒来”。2014年,民盟中央通过公考招录了一名档案专业管理人员,通过老一辈档案员“传、帮、带”和参加有关学习和培训,提高了专业素质和水平,充实了档案管理队伍的力量,2015年至2017年,每年提供的查阅服务量增长70%。

????改革开放的巨轮带领我国不断创造奇迹,走向美好,40年来,民盟各项事业也沿着改革开放的步伐,取得了重要成果。民盟中央机关档案室作为民盟各项事业的参与者,实现了自身的成长:全国档案工作先进集体、中央和国家机关年度档案整理质量检查优秀单位、国家档案局表扬信是档案室收获的荣光,也是催人奋进的号角。民盟中央档案室将在这大好时代御风而行、与时俱进、立足现实、保护历史,让档案资源更好地“反哺”未来。

????原载于《中国档案报》2018年11月15日 总第3297期 第一版

 
 
责任编辑:张雪
 
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