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精神饱满服务两会 脚踏实地记录历史

——全国人大机关档案工作侧记

编辑:本报记者 崔珍珍

来源:中国档案报

2017-03-07 星期二

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会议期间,全国人大机关档案处工作人员收集整理会务小组产生的文件材料。

????????????????????????? 本报记者 崔珍珍 摄

??? 3月5日,第十二届全国人民代表大会第五次会议在人民大会堂开幕。为服务好本次会议的召开,来自全国人大机关29个单位和部门的29名档案管理员早在去年年底就被分配到大会秘书处各组,开始了相关的筹备工作。按照以往惯例,大会秘书处向各大组及相关小组印发了《关于代表大会文件材料立卷归档要求的通知》,大会产生的所有档案将在会后移交至全国人大常委会办公厅秘书局档案处(以下简称“全国人大机关档案处”),每年一次的全国人民代表大会会议也成为检验档案工作的重要时刻。

????责任至上 善作善成

????全国人大常委会办公厅秘书局副局长韦铁先容说:“今年,十二届全国人大五次会议秘书处主要领导同志专门在大会筹备会议上要求各部门‘及时收集和整理大会期间产生的档案资料’,人大常委会副委员长兼秘书长王晨,副秘书长信春鹰、韩晓武等同志对《十二届全国人大五次会议文件材料立卷归档要求的通知》进行审定,批准同意下发大会秘书处各组。不久前,经常委会领导批准,印发了《全国人大机关电子声像档案整理和归档办法(试行)》,对电子声像文件的整理、移交工作做出了具体规定,并对做好大会电子声像文件的收集、整理工作提出了明确要求。近几年来,全国人大机关档案处不断完善管理制度、加大培训力度、健全管理体系。2015年,档案处首次在全机关开展档案管理质量检查周活动;2016年,组织机关各单位开展档案管理整改和反馈工作。”

????全国人大机关档案处坚持与时俱进,不断探寻新思路、解决新问题。人大资讯局档案管理员、综合处调研员王惠敏告诉记者:“以往,大会秘书处资讯组成员来自不同单位,大会结束后,大家都将文件材料带回自己单位了,档案收不上来,就会影响档案的完整性。为加强资讯组档案的收集力度,从去年开始,档案处在向大会资讯组下发通知时,将文件材料收集方法、收集范围、时间节点等具体要求发给每一个小组,要求明确,措施可行,资讯组在会上给每个小组组长发放一个信封,分别标明外国资讯组、港澳台记者组、境内记者组、采访阅评组等小组名称,每个小组在会后将需要归档的文件材料放进信封中就可以按照文件材料的归档范围进行移交了。这种文件材料的收集、整理的方式提升了资讯组各小组组长的责任意识,大家再也不用追着要了,去年大会资讯组的文件材料就顺畅地全部如期保质保量收了上来。”

????档案收集、整理工作只是全国人大机关档案处档案管理员繁重工作中的一小部分,如何不断提高各单位的档案意识,提升各单位档案管理员的业务能力水平,调动大家的工作积极性也是他们这几年的工作重点。“29个档案管理员都默默无闻地承担起档案收集、整理工作,每个档案管理员又要与本单位的其他部门形成档案交接关系,大河流水小河满,在这种工作体系下,全国人大机关档案处非常注重发挥他们的作用,通过开展‘互查、互评、互学’,提高各单位的档案意识,通过在机关档案工作学习班上让做得好的档案管理员发言,取长补短,交流工作经验,不断提高大家的业务能力和水平。”韦铁先容说。

????为国守史 为民服务

????全国人大常委会工作报告,大会期间有关文件稿、领导讲话稿、有关工作汇报稿、总结等,这部分文件的起草工作由大会秘书处文件起草组负责,该组档案的收集整理工作由熟悉工作的专人负责。

????研究室档案管理员、一局副处长焦艳璐告诉记者:“文件起草组的重头工作是负责起草修改常委会工作报告,从起草、征求各方面意见、修改、审议等,前后大概历经6个月,形成十几个甚至几十个修改稿,档案处大会期间在给秘书处各组印发的《代表大会文件材料立卷归档要求的通知》中专门要求‘在文件材料收集过程中,要着重收集领导同志修改的过程稿’,所有的阶段性过程稿大家都要保留,比如,每位领导的修改意见稿,委员长会议、常委会会议等会议的讨论意见,以及各省区市的修改意见稿等都要进行归档。归档后,常委会工作报告大概有300多件。”

????此外,代表提出的议案、建议也是大会档案工作的收集重点。人大联络局档案管理员、办公室调研员孙红卫先容:“近3年来,每年形成的议案、建议档案都达到了400多卷8000多件,各项议案、建议在代表大会结束后都由相关部门进行办理,所有这些材料都进行归档。”

????全国人大机关档案处副处长臧珊珊和档案处干部谢甦补充道:“各代表团的联络员在代表团全体会议、分组会议中需要记录每个代表的发言,每次代表大会期间编辑代表团简报300期左右。2016年各代表团共分成117个小组,产生简报档案40多卷。通过简报档案可查阅各位代表在会上的发言情况。”

????勤修内功 深耕厚植

????全国人大机关档案处与机关29个单位和部门的档案管理员有条不紊、扎实细致地收集整理归档大会期间产生的各种文件材料,关键时刻显“身手”,背后是全国人大机关档案处不断增强“内功”,是多年来的辛勤付出和上下求索。

????全国人大机关档案处虽然人数不多,但她们对人大工作的热爱和对人大档案事业强烈的使命感、责任感和无私的奉献精神却时刻体现在工作中。29个档案管理员中有局级领导、处级领导、科级干部,他们充分发挥档案工作“宣传员”和档案意识“播种者”的作用,承担着文件材料收集整理工作,同时又严格实行档案各项制度规定,以点带面。通过近几年的努力,全国人大机关的档案工作逐步形成了齐抓共管的局面。

????全国人大机关档案处积极完善机关档案工作体制机制,依法依规开展引导、监督和检查,明确要求机关各单位各部门工作人员收集、整理、保管好工作中形成的各类文件材料,尤其在重点工作、重大活动中要求明确档案工作负责人,实现档案工作“无死角”、全覆盖。“全国人大机关档案处近年来坚持以完善的制度体系、工作体系为支撑,有各级领导的重视,有档案处同志的专业管理,有兼职档案员的认真负责,如今,各单位各部门的档案意识、文件材料的收集整理水平都得到了明显提升。”臧珊珊先容说。

????档案资源是档案工作的基础和“家底”,新形势下,资源建设是数字档案室建设的核心和根本。全国人大机关档案处将全面推进存量档案数字化、增量档案电子化,建立完善的数字档案室管理制度体系,实现档案资源数字化管理。

????两会大幕已然拉开,会场内外活跃着档案工编辑的身影,他们默默无闻、无私奉献,以实际行动履行着为党管档、为国守史、为民服务的职责。

???原载于《中国档案报》2017年3月6日 总第3036期 第一版

 
 
责任编辑:罗京
 
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