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在这里,留存“正在发生的未来”

——访全国政协办公厅秘书局档案处

编辑:本报记者 孙 昊

来源:中国档案报

2017-03-07 星期二

?会议召开前夕,全国政协机关工作人员在档案处查阅档案。
?????????????????????? 本报记者 孙 昊 摄
??? 中国人民政治协商会议是中国人民爱国统一战线的组织,是中国共产党领导的多党合作和政治协商的重要机构,是中国政治生活中发扬社会主义民主的一种重要形式。每年全国两会期间,全国政协办公厅秘书局档案处都会紧紧围绕政协全体会议的召开,积极做好会议文件材料归档工作,确保文件材料收集齐全完整,同时为会议提供档案利用服务。今年两会前夕,记者专程来到全国政协办公厅秘书局档案处,详细了解了这里档案工作开展的相关情况。

????来到全国政协机关办公大楼二层的档案处,刚一进门,就看见档案处的同志正在忙着检查整理刚刚利用完的档案……虽然离两会开幕还有一个多星期,但这里早已进入“两会时间”。“每年政协全体会议前,大家都会接待机关各部门的工作人员前来借阅档案。”放下手中的工作,档案处的工作人员对记者说道。“由于服务大会工作人员中有很大一部分人是从外单位临时抽调的,他们进入工作状态最快的途径就是查阅往年的档案,先从档案中熟悉工作。”

????政协全体会议的档案是全国政协档案资源的重要组成部分,占全年接收档案的五分之二。据了解,档案处每年要接收包括政协全体会议筹备和全体会议期间各次会议及各工作机构形成的各类文件材料、委员提案、大会发言等共500多卷档案。档案处的工作人员先容说:“10多天的时间要产生好几百卷档案,这对负责收集材料、整理归档的同志来说工作量相当大。”根据要求,所有在会议中产生的文书档案、录音档案、录像档案、照片档案等都要在会议结束后一个月内完成移交。

????每年召开政协全体会议,到会的委员有2000多人,大大小小的会议也有几十场,就在这短短的10多天里,那些如雪片般纷至沓来的文件材料是如何收集的呢?记者了解到,在全体会议期间,大会秘书处下设秘书组、文件起草组、简报组、提案组、大会发言组等20余个工作组,服务和保障大会的召开。20余个工作组均有一名档案联络员,这些档案联络员忙碌在大会档案工作的一线,直接与各类文件材料接触,他们承担着引导、检查各自组里文件材料的收集整理工作,以确保各自负责组的文件材料收集齐全、整理规范、按时移交。因此,这些档案联络员也成为能否做好文件材料收集工作最重要的一个环节。这些联络员大多是兼职,有的人甚至是初次接触档案工作,因此对他们的培训引导就显得尤为重要。

????为此,档案处专门编辑印发了《政协第十二届全国委员会第五次会议档案工作手册》,对文件材料归档范围、归档要求、工作职责等进行了详细具体的说明。记者翻开这本小册子,看到其中对归档工作具体内容的描述可谓“细致入微”,好似一本说明书。可以这么说,就算是第一次接触档案的人,只要照着上面的步骤一步步来,归档工作就可以做到规范完整。与此同时,档案处早在大会筹备期间就对档案联络员们进行了培训,并提出相关要求。此外,在大会召开中后期,还将对各组档案工作进行现场引导检查,确保大会档案工作顺利进行;大会闭幕后,档案处及时接收、整理各组移交的档案,对大会档案工作进行总结,并将大会归档情况以简报的形式在办公厅范围内进行通报,以此来督促相关人员和部门做好档案工作。

????档案处的工作人员除了做好政协全体会议档案的接收、整理和利用工作外,还要收集会议文件材料,用于编辑会议文件汇编。在档案库房里,记者见到了由档案处编辑的历届政协全体会议的文件汇编,足足装满了几个大铁皮柜,“每年大会一闭幕,大家就要忙着开始编辑文件汇编,这些文件汇编都是大家工作中重要的参考资料”。

????一卷卷档案记录着参政议政的历史瞬间,一件件委员提案汇聚着国家发展的美好图景。政协档案以它独有的方式承载和记录了那些关乎社会发展、国家进步、民族复兴的良策实招。政协档案工编辑用他们的默默付出和辛勤劳动全力保障着大会的顺利召开,保障着人民政协履行政治协商、民主监督、参政议政的职能,用档案为世人留存住那些“正在发生的美好未来”。

????原载于《中国档案报》2017年3月6日 总第3036期 第一版

 
 
责任编辑:罗京
 
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