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济南铁路局:建立“大档案” 工作“大提速”

编辑:陈召健

来源:中国档案报

2015-03-09 星期一

济南站一角

????近年来,铁路企业为了适应市场变化,内部管理机构不断调整,济南铁路局相继成立了工程建设集团、煤炭运贸企业、中油华铁企业、旅游服务企业、机务装备企业、车辆装备企业等新的经营集团企业。对此,济南铁路局的档案工作也相应地根据企业内部管理机构和经营机制的变化,建立新的档案管理格局,确保在新的条件下档案的完整与安全。建立企业“大档案”管理格局,既是适应企业机构变化的需要,也是铁路企业档案管理实践的需要。

????所谓“大档案”管理格局是指在紧密相关的企业集团内,在保持全宗或准全宗(不具备构成全宗档案的条件,但又是独立经营、独立核算单位的档案)相对独立和完整的基础上,以紧密相关的若干个全宗或准全宗组成新的档案信息管理机制。企业建立“大档案”管理格局有利于发挥档案信息资源的整体效益,保持和维护企业发展历程的完整记忆,保障企业在市场经营活动中对所需信息进行统一把握和便捷利用。

????建立企业“大档案”管理格局,是在全宗或准全宗档案管理的基础上,建立起来的更大范围和更高层次的档案管理机制。目前,济南铁路局建立企业“大档案”管理格局有两种基本形式。

????网络式管理。济南铁路局建立“运输经营档案”网络式管理格局,并作为“网”的“纲”,对各运输管理单位、铁路经营集团、旅游广告集团、工程集团、房建集团、煤炭运贸企业、中油华铁企业、旅游服务企业、机务装备企业、车辆装备企业、物资工业总企业等集团企业的“网节”的档案工作进行业务引导。各集团企业分别建立各自的“大档案”管理格局,对所属单位档案工作进行直接管理或集中管理,档案实体仍由原单位保存,这样既体现了建立“大档案”管理格局的原则,又有利于档案信息的安全维护和信息资源的开发利用。

????集中化管理。各集团企业根据不同情况和条件,对下属企业形成的档案进行档案实体或档案目录集中管理。无论是构成全宗的档案,还是准全宗档案均列入“大档案”管理范畴。

????济南铁路局档案馆对一些附属单位如路局资金结算所、路局住房公积金管理办公室、路局建设项目管理中心、路局房管所等单位的档案实行集中统一管理,不留死角。

????总之,企业建立“大档案”管理格局,是企业发展的客观需要和大势所趋。在激烈的市场竞争下,对各种资源的有效整合及科学利用,是保持企业竞争力的有效方法和手段。对档案信息资源的开发利用也是如此,只有得到充分而有效的利用,才能最大限度地发挥档案的价值和作用,才能产生更好的社会和经济效益。

????(照片由编辑提供)????

????原载于《中国档案报》2015年3月9日 总第2731期 第三版

 
 
责任编辑:李聪
 
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